Planując event, mamy na głowie mnóstwo aspektów. Organizacja dużych projektów to nie lada wyzwanie. Dobry strateg wydarzenia nie obejdzie się bez mapy. Jest ona nieodłącznym elementem planowania wydarzenia. Każdy Event Manager musi planować z wyprzedzeniem. Użycie mapy do umieszczenia niezbędnych informacji oraz przybliżenia terenu, umożliwi profesjonalną prezentację i pozwoli uniknąć błędów. Event może być organizowany do osiągnięcia przeróżnych celów. Dzięki niemu możemy zbudować od podstaw relacje z otoczeniem, poprawić wizerunek firmy oraz zrealizować cele sprzedażowe.

Planuj z głową!

Zaplanowanie eventu dzieli się na kilka procesów, z których każdy jest niezmiernie istotny. Począwszy od projektowania, przez dokładny plan, organizację, produkcję (gadżetów, rollupów) na wprowadzeniu w życie kończąc. Jednak jest to wydarzenie, które rządzi się własnymi prawami i potrafi zaskoczyć. Nie da się wszystkiego przewidzieć, dlatego w przeprowadzeniu sprawnego eventu pomoże wykorzystanie mapy. Dzięki niej nasza praca będzie bardziej przejrzysta.

Bardzo pomocne jest umieszczanie informacji na prezentowanym terenie. Jeżeli event odbędzie się w mieście, na mapie możemy umieścić takie elementy jak opis miejsca, rozkład ulic, dojazd czy punkty strategiczne. Każdemu z organizatorów ułatwi to pracę.

Mapy specyficzne możemy zaprojektować tak, by spełniały nasze oczekiwania, a potem zlecić ich wykonanie. Treść mapy na zamówienie może zostać całkowicie zintegrowana. Możemy na niej zaznaczyć dodatkowe punkty i dane adresowe. Do wyboru mamy możliwość skorzystania z wersji mapy dużej ściennej, na której w przejrzysty sposób wszyscy organizatorzy będą mogli zaplanować bieg wydarzeń i nanieść niezbędne informacje. Można również skorzystać z wersji poręcznej i składanej. Korzystając z takiej mapy nawigacyjnej, łatwo znajdziemy punkt orientacyjny, którego szukamy.

Warto też sporządzić wcześniej mapki dojazdu dla klientów. Powinny się na nich znaleźć punkty orientacyjne, które w prosty sposób pomogą się odnaleźć osobom biorącym udział w evencie. Taka karta nawigująca rozdawana zaraz przy wejściu, będzie świadczyć o wysokim stopniu organizacji i przekona klienta o jakości naszej pracy. Na eventach często pojawiają osoby z top managementu, które docenią dbałość  o szczegóły. Dbając o wysoki standard wydarzenia podkreślamy zaangażowanie w oczach naszych klientów.

Mapa jako wsparcie marketingowe do planowania eventu usprawni pracę każdego event managera. Warto zaopatrzyć w różne wersje map zarówno siebie jak i naszych gości. Dzięki temu ograniczymy ilość potencjalnych problemów, które mogą pojawić się w trakcie wydarzenia.